クリアファイルで書類の整理整頓【ビジネスの効率を上げる定番ツール】

書類を整理する時に活躍するクリアファイル

クリアファイルは、手軽で使い勝手が良いので、ファイリングの定番ツールですね^^

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機能も様々で、カラーバリエーションが豊富で、印刷が入ったタイプもあります。

とにかく手軽に使えるのがいいですよね^^

サッと書類を挟むだけで、書類を分別できるのは最大のメリットです。

しかし、手軽さゆえに使いすぎると非効率になる場合もありますので、少しだけ注意が必要です。

オフィスワークの効率をアップするための、クリアファイルを使った整理整頓の基本をご紹介させていただきます。

1.書類はクリアフォルダーで管理!整理整頓の定番ツール!

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会社の仕事で、クリアファイルはほとんどの方が使っているかと思います。

複数の書類がバラけないように挟む、汚れが付くのを防ぐ、などなど、

スムーズに仕事を進めるための定番アイテムですよね。

他にもファイリングツールがある中で、クリアファイルがより活躍するシーンをご紹介させていただきます。

1-1.【整理整頓】クリアーファイルを使用するメリット

クリアファイルを使う目的はいくつかあります。

どんなメリットがあるのか確認しましょう。

1.グループ分けした書類を探しやすくなるメリット

グループ、カテゴリ分けした書類が探しやすくなります。

透明で中身が見える点が、探しやすさを助長しますね。必要なときにすぐ見つけられます。

2.書類を紛失するのを防ぐメリット

書類を受け取ってから時間が経過すると、書類をなくしてしまう可能性があります。

書類の扱いが多い人は特に注意が必要なので、クリアファイルに入れておけば安心ですね。

3.汚れ防止 & 折れ・ヨレ防止

紙封筒に書類を入れて、郵送される方もいらっしゃると思いますが、直接入れるとシワになる場合があります。

裸で送る時に比べて、書類がシワになったり、折れちゃったりするのを抑制できます。安心感がありますよね。大事な書類なら尚更です!

4、ハンドキャリーする時の便利さ

例えば会議に出席するとき、カテゴリ分けした書類をひとまとめにして持ち運びできるので便利です。

得意先に複数訪問するとき、書類をクリアファイルで管理できると、薄手で出し入れ簡単なので便利ですね。

5.中身を見えなくする(カモフラージュ・不透明)メリット

クリアファイルによっては、中に挟んだ書類を読み取れないようにカモフラージュ柄が入っている商品もあります。

また、中身が見えない不透明タイプがあります。

机の上に裸で置いておくと、他人が目にする可能性があるので、簡易的に情報漏洩を防ぐことができます。

1-2.書類をクリアファイルに挟むときのコツ

クリアファイルで書類管理をするときの簡単なルールをご紹介させていただきます。

書類をテーマ別にわけて、カテゴリ別にクリアファイルに振り分けます。

1枚の書類が複数のカテゴリに属する場合は、コピーしてそれぞれのクリアファイルに挟むと良いかと思います。

書類のサイズがバラバラだと、取り出す時にサイズの小さい書類を紛失したり、(小さいサイズで)書類があるのに「ない」と、判断してしまう可能性があります。

コピーする手間はかかりますが、後からのミスで時間をロスするのを防止する効果がありますので、サイズを揃える習慣付けをするとより良いツールとして活躍します。

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2.クリアファイルの分類で整理整頓するルール

テーマ別にクリアファイルを分類したら、次は現在の進行状況別に分類していきます。

ファイリングで整理整頓する時の最も重要なポイントになります。

2-1.クリアファイルのグループ分類で整理整頓

クリアファイルに入れた書類の現在の進行状況別に「進行中」「保留中」「保管」の3グループに分けます。

・現在仕事を進めている、期限付きで進めている案件などが「進行中」グループに分類します。

・何かの問題があった、連絡・判断待ちの案件については「保留中」グループに分類します。

・最後に、案件が終わっているもの、契約書などの保管書類は「保管」グループに分類します。

「保管」グループについては、今後使う見込みがなければ破棄をするか、スキャン後に処分しましょう。

2-2クリアファイルでの整理整頓は、「配置」と「移動」がポイント

クリアファイルの進行状況別グループ分けができたら、次はレイアウトとファイルの移動に関する流れについてご紹介させていただきます。

「進行中」グループの案件が、一旦保留になった場合は「保留」、終了した場合は「保管」または廃棄します。

「保留中」グループの案件についても、再度「進行中」に移るか、案件が流れてしまった場合は「保管」へ移動するか破棄をします。

「保管」グループの書類は、まず書類としての保管が最適かを判断しましょう。

スキャン、またはスマホで写真を撮ればデータで管理できます。または、1ヶ月、半年、1年など保管期限を決めておくのも方法の一つです。できるだけ保管している書類を少なくするのがコツです。

会社のデスクで上記の3グループを管理する場合、引き出しがあれば、一番下は「保管」、真ん中は「保留」、一番上は「進行中」などと置き場所を決めると管理が簡単になります。

2-3.カラーのクリアファイルを活用する

色付きのクリアファイルを整理整頓のツールとして使うと便利です。

例えば書類のカテゴリで色分けする場合「お客様資料」は赤、「商品情報」は黄、「分析資料」は青、などの分類ができます。

進行状況別に分ける場合は

・「赤」は進行中、

・「黄」は保留中、

・「青」保管、

などの分け方があります。

 

また、重要度で分類する場合は、

・「赤」最重要案件(即日着手)

・「黄」重要案件(翌日までに着手)

・「青」今週中に着手

など、色わけで緊急性・重要度を見分けることができます。

これらのように、一目で仕事の優先順位がわかるようにするのがカラーのファイルを使用する時のオススメです。

 

1点注意したいのが、カラーのクリアファイルを使いすぎると仕事の優先順位がつけられなくなる可能性があります。

例えば「赤=優先順が高い」が、20枚も30枚もあると問題ですよね。どれも重要だけど、一度に作業できるのは1つですから。

「赤」のどの案件が一番大事なのか?わかるように「手前は最優先、奥はやや優先順低め」などと配置場所で管理できるようにルール決めすると良いでしょう。

 

楽天などの通販サイトでも、以下のような色分けできるクリアファイルが手に入れられますよ^^

以下は、「4色×各5枚(20枚セット)」の商品です。

3.まとめ

いかがでしたでしょうか?

仕事でクリアファイルを上手く使うことで、仕事の効率が確実に上がります。

中でもオススメなのは、

1.案件毎にクリアファイルで分類する方法

2.進捗状況によって、保管位置を変えること

3.カラーのクリアファイルを使って、優先順を色で区別すること

このような整理整頓の手法です。

クリアファイル専用のファイルボックスでの管理、机の引き出しでの保管ルールと併用すると効果が高まります。

ビジネスマンにとって、切り離せない便利ツールなので是非活用しましょう^^

整理整頓を通して、有意義な時間を過ごせますように^^)

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