ご家庭のはがきを収納・管理するルール作り!カンタン整理整頓のコツ!

年間を通して継続的に受け取る郵便はがき

すぐ処理をするもの、保管をしておくもの、整理整頓は行き届いていますか?

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役所からのはがき、年賀ハガキ、ダイレクトメール、など種類も様々です。

シンプルに、必要な時にパッと取り出せる状態で保管するためには整理整頓が不可欠です。

不要なものは処分し、必要なはがきを正しく収納していきます。

この記事を読むことによって、カンタンに整理整頓する方法を知ることができます。

はがきの整理整頓・収納にお困りの方必見です!

1、はがきの整理整頓の手順!必ず「整理」からはじめましょう!

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はがきの整理整頓は、年間を通して何度も行うことではありません。

それだけに、何のはがきをどこに収納しているかを、時間が経過しても分かるようにするのを目的としています。

探し物に時間をかけない為にも、整理整頓の基本から行っていきましょう。

1-1.家中のはがきを1箇所に集めよう

まずは、家中のはがきを1箇所に集めましょう

色んな場所に散っている場合は、この機会にまとめてみてください。

この時点では分けることをせずに、集めることに集中します。

1箇所に集めることで、重複しているはがきを確認することができます。

1-2.はがきのジャンル分けをしよう

1箇所に集め終わったら、次にはがきを分類します。

※この時点では、まだ処分するかどうかのチェックをしません。

・契約関連(保険、車、家、インフラ関連、など)

・役所関連(子供手当、市からの案内、など)

・年賀はがき(年度別のはがき、など)

・家族・知り合いからのはがき

・ショップからの案内、販促系

ジャンル分けは、ファイルに綴じたり、データでフォルダ分けをする時に重要です。

自分が分がわかりやすい分け方で構いません。

1-3.はがきの整理!必要なはがきと、不要なはがきの分類をしよう

次に「整理」を行います。

整理は必要なはがきと、不要なはがきを分類して、不要なはがきを処分することです。

整理する時は、3つのグループに分けます。

ジャンルわけしたはがき毎に、

「必要」

「不要」

「迷うもの」

に分けます。

期限の過ぎたはがき、情報をメモすれば処分できるはがき、重複しているはがきは、サクサク処分していきます。

処分するかどうか迷っていると時間が勿体無いので、

サクサク分ける事がコツです。

1-4.「不要」なはがきを処分しましょう

ジャンル毎の3グループの分類が終わったら、

「不要」なはがきを処分しましょう。

個人情報が書かれている場合は、

シュレッダーにかけるか、細かくちぎってから処分しましょう。

「必要」「迷う」ハガキを、キチッと収納していきます。

 

さて、

ここまでで「整理」の作業は終了です。

補足で、年賀ハガキの整理と、整理のルール決めについてまとめてみました。

1-5.【整理:番外編】年賀はがきの整理整頓をしよう

年賀はがきは、保管しているはがきの中でも特に枚数が多いはがきです。

年賀ハガキをもらう枚数が多い方は、整理の判断をキチッとしないと、収納スペースを多くとることになります。

わたしは、2年間分を現物で保管していて、3年前のはがきはスキャンしてデータで保管しています。

風水的に、ハガキは長期感保管しない方が良いみたいです。

運気を留めておくことになり、仕事面に影響があるそうです。ちなみに、送り主側にも影響があるのだとか・・。

年間を通して何度も見るものではないと思うので、古いものは勇気をもって処分することをお勧めします。

1-6.【整理:番外編】今後の整理整頓ルールを決めよう

整理をする時に「必要」「不要」「迷う」も3つのグループ分けしたルールがあると思います。

これから受け取るはがきは、このルール通りに整理してみましょう。

するとキレイが長続きします。

さらに、探し物や保管で迷うことがなくなり、時間のロスを無くすことができます。

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2、はがきをカンタン・キレイに整頓する方法!

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はがきの保管方法はいくつかありますが、大きく分類すると3つの方法があります。

自分に合った方法で保管をするのがコツなので、取り入れてみましょう。

2-1.はがきをファイリングして保管する

はがきをファイルに綴じて保管する方法です。

ポケットタイプのクリアファイルで保管していきます。

透明なポケットに入れることで、ファイルを開いた時にも分かりやすい!

本棚に立てて収納できる点もメリットです。

はがきのジャンル別にファイルを分けるか、

背表紙にジャンルを書いて管理しましょう。

2-2.はがきをケース・箱で保管する

はがきをケースでマルっと保管する方法です。

ファイルと違って、ポケットに入れての管理はしませんので、探す手間はかかります。

年間を通して何回も出し入れしないので、ザクッと管理したい人にはオススメです。

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2-3.はがきを束ねて保管する

はがきを束ねて保管する方法です。

年賀はがきなら、年度別に紙で束ねる、輪ゴムで結束する、穴をあけて紐やリングを通す、クリップで留めるなどの方法があります。

年間を通して数回しか見ないような年賀はがきなら、収納用具にお金をかけないのも有りですね。

2-4.はがきをデータで管理する方法

私の知り合いには、はがきを全てスキャンしてデータで管理している人がいます。

徹底してモノを持たないように、同時に増えないように工夫しているのがすごいです。

絶対量を減らすのは、整理整頓する上で基本。

写真を撮ったり、スキャンしたり、メモで代用できれば整理整頓するまでもなくキレイです。

私は、会社間の取引でいただいた年賀はがきは、スキャンスナップでデータ変換して管理しています。

3、まとめ

いかがでしたでしょうか?

はがきの整理整頓のコツを覚えて、自分で決めたルールを守るだけ。

整理整頓を続けるだけでかなり効率がよくなります。

頻度が高くないだけに、ルールを決めておかないと探し物に時間をかけてしまう可能性があります。

今から年賀状シーズンなので、この機会にはがきの整理整頓ルールを見直してみてはいかがでしょうか?

 

整理整頓を通して、有意義な時間が過ごせますように^^

 

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