家庭内の書類の整理整頓のコツ!ごちゃごちゃになりがちな書類をカンタンに片付けるコツ!

あなたのご家庭では、定期的に整理整頓をしていらっしゃいますか?

特に、家族で暮らしている場合は、家族の人数分の書類が家に集まります。

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それぞれの価値観が入り混じり、キレイに片付かないことってよくあると思います。

今回は、ご家庭内の書類の片付け方に関する「コツ」についてわかりやすく説明していきますね。

今の生活に取り入れられるネタがありましたら、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか^^

 

1.書類整理をおろそかにすると起こる問題とは?

仕事が忙しかったり、家事で手が空かなかったり、疲れが溜まってモチベーションが上がらないと、ついつい片付けを後回しにしちゃうケースもあります。

私にとってはすごく大事な書類でも、他の家族にとっては不要なんてことは、良くあることですね^^

しかも、目に見えるように重要度がわからない場合もよくあります。

その大事さが目に見えない感情であれば、見えるようにしておかないと分かりようがないですよね。

整理整頓をしないと「時間を浪費する」ことになります。

例えば、、

・机の上が書類だらけになり、探し物で余計な時間を使う可能性があります。

・身の回りが乱雑な状態であることで片付けをするモチベーションが下がり、他のことまでやる気が無くなる可能性もあります。

これってかなり悪循環です、、。

私も身に覚えがあるのですが、誰しも一度はご経験があることではないでしょうか?

結果的に、余計な時間を使ったり、モチベーションが下がると、整理整頓の時間が無くなってしまいます。

整理整頓の時間がなくなると、時間も無駄に使います。負のスパイラルに陥ると、立ち直るのに大きなエネルギーが必要になります。

 

私も、新社会人の時は慣れない仕事でただただ忙しく、部屋の整理整頓は月に1回やるかやらないか、という状態の時がありました。

これによって、急いでいる時に限って必要なものが見つからず、自分にイライラして自己嫌悪に陥る、、という事態が日常でした。

一番は探し物に時間がかかり、いつも待ち合わせに間に合う出発時間ギリギリになってしまうことが多かったです。いつも遅刻ギリギリ、、というサイクルを何度も経験しました。

でも改善方法がわからず、結果的に気持ちが疲れていました^^;

 

私が整理整頓・片付けに関するハウツー本を読んでの結論ではありますが、家庭内の整理整頓にはコツがあります。

コツを上手く使えば整理整頓が上手にできるだけではありません。

・片付けの時間が短縮できる。

・キレイな状態が長続きする。

・結果気持ちに余裕が生まる。

など、用事・スケジュールを前倒しする良いサイクルが生まれました。

 

2.家庭内にある書類の整理整頓のコツ!

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整理整頓をはじめる前に、どうして整理整頓が必要なのか考えてみましょう。

整理整頓の方法はハウツー本やネット検索でいくらでも情報がでていますが、私は具体的な方法よりも根本的な本質を理解する事もコツの一つと考えています。

2-1.家庭の書類を整理整頓する目的とは?

「整理整頓」は

・片付けした後の見栄えが良いから

・気分がいいから

と、いった効果が目的がメインではないと考えています。

整理整頓をした結果、このような効果も起こりますけどね^^

 

例えば「大事な書類が見つからないので探す」という事は「その『大切な書類』に時間を制されてる状態」と言えます。

「紙」という物質に時間を泥棒されている感覚ってありますか?

事実、大事な書類だと見つかるまで探し続ける場面もありますよね。

「持ち物を制する」=「時間を制する」=「人生を制する」事につながります。

 

つまり、整理整頓をすることで『人生を主体的に生きる』ことが一番の目的だと考えます。

これは家庭に限らず仕事場でも一緒です。探しものにあなたの大切な時間を操作されてしまうようでは、いくら時間があっても足りませんよね^^;

探し物にかけている時間はムダなので、すべて自分自信に使いましょう。

2-2.まずは部屋の現状把握をするのがコツ

思い立ったらすぐ行動!早速整理整頓しよう、、という考えはかなり大切です!

ただ、大掛かりに整理整頓をする場合は、1日かけて現状把握をしましょう。つまり「家庭内の改善案」を徹底して考えてみましょう。

紙とペンを用意して『今、書類整理で困っていること』を箇条書きで書き出してみます。

お部屋の中を歩き回って、メモを取っていただいて構いませんよ!

2-3.改善後のゴール地点(目的)を決める

紙に問題点がいくつか書かれた状態かと思います。

次に、その問題点が「どんな状態になったら解決した」とするかを書いていきます。

つまり到着地点=目的地です。

自分が納得する到着地点を問題点の横に書いてみましょう。

もし今すぐできなくても、何かアイデアを手に入れたタイミングで「できること」に変わるかもしれません。

理想でも良いので書き出してみましょう。

2-4.整理整頓にかかる時間と費用を予測しよう

目的地がわかったら、現状→目的地までにかける「時間」と「費用」を書きましょう。もちろん予想で結構です。

費用に関して、何か道具や収納用具が必要な時はネットで調べてみましょう。

 

例えば、私も愛用しているファイルボックス。

引き出しタイプもあります。

もし100円均一で見かけた記憶があれば、リーズなものでまかなうと安上がりですね^^

今後実行していく時の優先順をつけるためのものです。

2-5.書類を整理整頓する優先順をつけよう

次に、整理整頓をする場所の優先順をつけてみましょう。1から順に数字を振っていきます。

優先順は「あなたがよく使う書類、場所」に関連した項目から振っていくことを私はお勧めします。

一番時間が消費されている可能性が高いからです。

これが終わったら、「問題点」「到着地点」「予想時間と費用」「優先順」の4つの要素があるので、整理整頓の下準備はバッチリです。

2-6.整理整頓の方法を元に、実行に移りましょう

あらかじめ作業する時間をきめて、優先順「1番」からとりかかりましょう。

最初頑張りすぎると後が続かないので、はじめは5〜10分程度を目安に実行するのがオススメです。

具体的な整理整頓方法は、次から説明していきます。

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3.書類の整理整頓はシンプルに「3分類」にするのがコツ!

優先順の高いところから書類の整理整頓をはじめていきましょう。面倒にならないように、シンプルに整理整頓するのがコツです。

あらかじめ決めた目標時間で終えられるように意識を向けて実行していきます。手順にコツがあるので順を追って説明していきます。

3-1.まずは書類の「整理」からはじめよう

はじめに書類の「整理」からはじめましょう。整理とは=必要なものと不要なものを分ける作業です。

ここでコツを一つ。必要・不要の他に、と必ずと言っていいほど「どっちか迷う」ものがあります。これも分類に加えます。

つまり、

1.必要なモノ

2.不要なもの

3.迷うもの

この3分類に分別していきます。

 

仕分けできるスペースを作って、早速分別作業をしていきましょう。

ちなみにボクは「2年間使っていないもの」は捨てるというルールで整理しています。

それぞれの価値観で、思い出に浸ることなくスピード重視で実行しましょう^^)

3-2.書類の「②不要なもの」を処分しよう

「必要」「不要」「迷うもの」に分類が終わったら、早速不要なものを処分しちゃいましょう。

処分方法は地域ごとの決まりに沿って行ってくださいね。

ここまで終わって「整理」が完了です。

書類の整理って、頭の中もスッキリしますよね!

2-3 .分類した中で「迷う物」の整理のコツ

迷う物の中には、書類としての価値よりも、書かれた内容が大切なものがあると思います。

写真に残したり、データ保管でも良い書類がありましたら、撮影orスキャンをしてデータで保管しちゃいましょう。

例えば、スマホで書類を撮影したらリアル書類は不要になるので捨てられます。

地味に使えるノウハウですが、ピントボケすると使えないので、撮影後は必ず確認をしましょう。

4.書類をシンプルに「整頓」しよう

整理がおわったら整頓をしましょう。

整頓とは=必要なものがすぐに取り出せるように、収納場所、収納方法を決め、中身が何か表示をすることを言います。

シンプルに整頓することがポイントです。一つ一つ順を追って説明していきますので、早速はじめてみましょう〜

4-1.「必要なもの」をシンプルに整頓しよう

必要なものの整頓からはじめましょう。コツは「シンプル」に整頓することです。

細かく分類しすぎると、時間の経過とともに徐々にルールを守れなくなってしまうのが人間です。

シンプルな方が長続きします。書類はファイル保管が定番ですが、自分が探しやすい、取り出しやすいことを優先して考えましょう。

4-2.「迷うもの」には、最後に整理した日付を書こう

次に「迷うモノ」をどう整頓するか?ですが、「①必要なもの」と同じ扱いで保管します。

何かの条件で捨てられなかったということは、今処分すべきではないという判断をしましょう。

実は迷っている時間が非常に勿体無いので、ここでは結論を先送りにします。ただ、必要なモノと区別できるように一工夫します。

次回の整理作業の時に、前回「迷うモノ」と判断したとわかるように、整理した日付を書いておきましょう。

次回の処分チェックの時の判断基準になります。「書類の右上に書く」などと、自分でルールをきめて記入をしましょう。

4-3.シンプルな整頓を継続することが大切です。

分類も保管方法は「シンプル」であることを目指しましょう。

大切なのは、必要な時にすぐ取り出せるように準備することと、中・長期的に整理整頓を継続をすることです。

 

なので、時間は1回1〜2分程度。短くても全然OKです^^

継続していく途中で、分類方法を変えるのもいいと思います。時間を制するためにも、継続することを目標にしましょう。

 

ちなみに、継続する時のコツは、整理整頓を「頑張りすぎない」ことですね。

頑張りすぎて、土日にまとめてドッカリやっちゃうと、嫌な思い出になる可能性があります。

嫌なことはやらない(やれない)のが人間です。うまくコントロールしましょう^^

5.まとめ

いかがでしたでしょうか?

家庭内の書類の整理整頓は、一度ルールを決めてしまえば基本的にずっと使えるノウハウです。

年末などの長期休暇の期間を使って、みっちりやってみるのも手だと思います。基本を覚えて時間を有効に使いましょう。

時間は有限で=「命」そのものです。

無駄な時間を過ごすことがないように工夫をしていくのはとても大切なことなんですよ^^

 

整理整頓を通して、皆様が有意義な時間を過ごせますように^^)

 

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