予定の整理整頓【仕事がデキる人のスケジュール管理5つのコツ!】

多忙な現代の会社員。中々まとまった時間を確保することは難しいですね。

舞い込んでくるスケジュールをどう捌くか?は大切なスキルです。

同じ仕事内容で、同じ時間仕事をした場合、スケジュールの組み方ひとつで成果に大きな差がでます。

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仕事がデキる人が当たり前にやっている、スケジュールの整理整頓術をご紹介させていただきます。

誰でもできる事なので、できそうな事から取り入れてみてはいかがでしょうか。

1、デキる人がやっているスケジュールの整理整頓【ムダな時間を無くす方法】

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仕事が早い人、予定通りに仕事を進められる人が取り入れている

スケジュールの整理整頓術をご紹介させていただきます。

1-1.スケジュール管理用のカレンダーをつける

なによりも、あなたのスケジュールの現状把握する事が最優先です。

現状が分からないと、改善ができないからです。

GoogleやYahooなどの無料で使えるカレンダー管理できるサービスもあります。

スマホアプリでも良いので、「私のスケジュールは全てここに入れる」という場所を作りましょう。

1-2.全てのタスクを洗いだそう

カレンダーの準備ができたら、現時点で決まっているスケジュールを全て洗い出して、

スケジュール帳に入れちゃいましょう。

定期的に行う(毎日、毎週、毎月など)行うルーティンワークもスケジュールに入れましょう。

1-3.無駄なスケジュールを整理整頓しよう!

次に、「予定の整理整頓」をしましょう。今現在抱えているスケジュールで、無駄な仕事が無いかチェックし、不要な予定は削除しましょう。

中でもルーティンワークは、長期でみると膨大な時間になる場合があります。

年間合計どの程度時間を使っているか確認してみましょう。

1-4.飲み会のお誘いを断わる!

会社の上司との飲み会。しかも、グチを聞かされる、言い合うだけになっている方は少なくないと思います。

グチを言い合うことで仲間同士の結束を確認するだけの会になっていませんか?はっきり言って、お金も時間もムダです!

お誘いを断るのは勇気がいりますが、付き合いの悪いやつと思われてもいいじゃないですか^^

あなたが1日に使える時間は限られているので、行きたくない時には「行きません!」とはっきり意志を伝えましょう。

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2、デキる人がやっているスケジュールの整理整頓【スケジュール管理5つのコツ】

あなたにとって大事な予定は、間違ってもダブルブッキングしたり、予定を忘れてた!なんtr事がないようにしたいですね。

スケジュール整理をする時に注意するポイントがありますのでご紹介させていただきます。

2-1.スケジュールは毎日チェックしましょう!

スケジュールを記したカレンダーは、必ず毎日チェックするようにしましょう。

未来の予定に向けて、予め行わなければならない準備や段取りを、計画通りに行うことが目的です。

例)2時間かかる仕事の納期が、2日後に迫っていたら、どんなスケジュールを組みますか?

2-2.全てのスケジュールは、40%の余裕をみる

かりに、しっかりとスケジュールを完璧に組んでいたとしても、

外的な要因で予期しない急な仕事が舞い込んでくるものです。

統計上、予定している作業時間に+40%の時間の余裕をみることが必要だそうです。

例えば、60分(1時間)で終わる仕事は、40%にあたる24分を加え、1時間24分かかる前提で予定を組むと良いそうです。

2-3.アウトプットは集中できる時間帯に!

1日でアウトプットできる量は、限りがあるという話があります。

特に1日の中でも、朝の早い時間帯はアウトプットに向いているそうです。

文章を書く、アイデアを出す、などの創造的な事は、できれば邪魔の入らない時間帯に済ませてしまいましょう。

10分早く会社に来る、電話の少ない時間帯に作業する、など効率が上がるように工夫をしてみましょう。

2-4.人に仕事を振る!甘え上手になろう!

人に仕事をお願いすることで自分の手があき、単純に2馬力のスピードで仕事が進められます。

上司や同僚、部下を上手く使い、最大の成果が出せるように、人にお願いできるスキルは「奥義」に等しいと思います。

なかなか頼みにくい場合が多いと思いますが、日頃の仕事への姿勢次第で快く受け入れてもらえるかもしれません。

ムリは承知の上で、甘えてお願いしてみましょう。(←使い過ぎは禁物ですけどね、、)

2-5.僅かな空き時間を使う!仕事を細分化しよう

まとまった時間の確保が難しい人は、5分、10分などの空き時間を有効に使えるように、仕事を細分化しておきましょう。

これにより、5分の空き時間が12回あれば、合計で1時間になります。この時間を確保できるかどうかは、あなたの事前準備次第。

長期的なスパンでみると、とんでもない時間になりますので、スケジュールを組む時に要検討しましょう。

3.まとめ

いかがでしたでしょうか。

スケジュールの整理整頓をすることは、時間の家計簿をつけている事に等しいです。

何に、どれだけ時間を使っているのか目に見えれば、改善をすることができます。

そのため、スケジュール管理で大切になる

1.カレンダーを毎日チェックすること

2.全ての予定に、40%の時間の余裕をみること

3.集中できる時間を有効に使うこと

4.仕事のお願い上手になること

5.数分の空き時間の有効利用

時間を有効に使うか、捨てるか、はあなた次第です。

限られた時間で最大の成果を上げるために、予めスケジュールを組む事はとっても大切です。すぐできる事からはじめてみましょう!

 

整理整頓を通して、有意義な時間が過ごせますように^^

 

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