トヨタ流5Sの取り組み【仕事の効率がドカンと上がる整理整頓】

トヨタは2015年の決算では、純利益が2兆円超え!

ニュースでも報じられていましたが、日本企業としては初めてのことなんですね〜。

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トヨタでは実績に繋がる個人の生産性向上のために「5S」に取り組んでいます。

5Sとは「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」のことを言います。

仕事中の無駄を徹底的に取り除き、個人の生産性を向上させることで、結果的に成果・利益につながるという考えです。

仕事の中でも最優先事項のようですね。

あなたが働く会社の仕事でも、5Sを取り入れてみてはいかがでしょうか?

1.トヨタ流の整理整頓!仕事で不要なモノを捨てる

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トヨタで実践している「5S」とは、具体的にどんな取り組みなのでしょうか?

分解をしてして考えてみましょう。

1-1.仕事の効率が上がる「5S」ってなんだろう

まずはじめに5Sについてですが、何のことを指すかお分かりになりますか?

5Sとは無駄を排除する為の5つの取り組みで、その頭文字あ5つとも「さ行」なので → 5つのS → 5Sと言うんですね。

以下がその5つです。

1.整理 → 不要なものを処分すること。

2.整頓 → 必要なものを取り出しやすい場所に置くこと。誰でも整頓できるように明記すること。

3.清掃 → 仕事場を綺麗に掃除すること。

4.清潔 → 「整理・整頓・清掃」の状態を維持すること。習慣化すること。

5.しつけ(躾) →「整理・整頓・清掃」を社内ルールとして厳守すること。

製造現場ではよく使われる言葉なので、知らなかった方は是非覚えておきましょう。

また、基本的に「整理整頓」が大切になりますので、意識してみましょう。

1-2.5Sの目的は、仕事中のムダを徹底排除すること!

5Sの目的は、徹底した仕事上の無駄の排除です。

例えば、

・不要なものを整頓して必要なものが探せない。

・どこに収納したか本人しか分からない。

なこのような状況が生まれるようでは、時間的なムダが生じてしまいます。

ムダが生じると、生産するための時間や、営業でお客様の会社に訪問する時間が削られてしまいます。

場合によっては、未来の利益に大きな打撃を与えるような事故につながる可能性もあります。

5Sを使って、ロスにつながりそうな項目を徹底して消していきます。

1-3.使用頻度を明確にして処分するモノを判断する

不要なモノを処分することからはじめる5Sは、モノを処分する判断基準が大変重要です。

以下のような3段階で判断基準を決めるとわかりやすいです。

(1).定期的に使うモノ

必要なモノです。使う頻度順に置き場所を調整します。

(2) .いつか使うモノ(使わないかもしれないモノ)

保管しておく期限を決めて、期日が過ぎたら処分します。

(3).使わないモノ

使わないモノと判断した時点で、すぐ処分します。

 

定期的に使うものに関しては、使用頻度をさらに細分化することが必要です。

・毎日使う

・週に1度使う

・毎月1回使う

・1年に1度使う

なこのように、期間別にすると、収納する位置が的確に決められます。

また、年に1回しか使わない使用頻度の低いモノは個人で所持しないなど、

効率の 良いレイアウト作りをする判断材料になります。

1-4.ストック品は個人保管しない!共有スペースで管理しよう

替え芯や、ふせん、カッターの替え刃、使っていないノートなど、在庫の余剰分は個人で保管しないようにすることが大切です。

全員で共有する保管スペースを決めることで、ストック品を複数人で共有することができます。

 

個人で保管すると、時間の経過と共に古くなるし(周りの人も古くなっていることに気付けない)、場所も個人で確保しなければなりません。

場所を共有すると、省スペースになるだけでなく在庫量も一目で把握できます。

「◯◯持ってる?」などと、個人に聞くこともなくなります。

 

在庫管理においても5Sが活躍します。こちら ↓ の記事にまとめています。

 >>>在庫管理は整理整頓から始める【ミスを未然に防ぐ5Sのチカラ】

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2.トヨタ流で、取り出しやすさを重視!仕事に生かす「整頓方法」

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「整理」が終わり不要なモノの処分が終わったら、次に「整頓」をします。

整頓方法もトヨタ流を取り入れてみましょう!

整頓は、必要なものを取り出しやすい場所に置くことです。

社内全員で共通のルールを決めて取り組むのが重要です。

2-1.仕事で使うモノの保管場所・位置は、使用頻度で決めよう

置き場所は使用頻度にあわせて変えるのが有効です。

オフィス机、現場の机の一番手前には、使用頻度の高いモノを収納します。

毎日使うのに、奥の方に入れていると引き出すを全部出す必要があるからです。

あなたの机の引き出しは、使用頻度と、取り出しやすさが意識した並べ方になっているか確認ましょう。

2-2.保管場所は、見える化で情報共有しよう

置き場所を決めたら、整頓をした人でなくとも分かるように見える化するのがトヨタ流。

例えば、引き出しに収納をした場合、中に入れたものを紙やシールに明記して貼ってみましょう。

このような貼り紙をすることによって、探し物の時間を削減することができます。

2-3.置き場所をきっちり守ることで、仕事の効率を高めよう

一度置き場所を決めたならば、個人・全体に限らずルールを守るのがトヨタ流。

特に複数人か関わる場合、ルールを守らない人がでてくると「自分もルーズでいいよね?」と意識が低下する可能性があります。

注意点や置き場所のレイアウトを書くことで、シンプルに取り組むことができます。

2-4.「清掃・清潔・しつけ」で、整理整頓された状態を維持しよう

「清掃・清潔・しつけ」は、整理整頓で片付いた状態を継続するための行動になります。

「清掃」によって、キレイな状態を維持することで、モチベーションが高い状態を維持できます。

「清潔」によって、定期的にチェックをします。

「しつけ」によって、上司命令ではなく使用する人同士でルールが守られるように工夫しましょう。

これらを守ることで、整理整頓を定期的に行ったのと同じ効果が得られます。

3.まとめ

いかがでしたでしょうか?

世界のトヨタで取り入れている5Sは、職場にも生かしたいですよね。

毎日仕事でお世話になる職場環境だからこそ、何が問題があれば思い切った改善をしてみるのも方法の1つだと思います。

実際に成果を出しているトヨタの考え方は、整理整頓に限らずチェックしておきたいですね。

会社で上手くできたことは、是非プライベートでも生かしてみてください。

より豊かな生活を送るヒントがたくさん詰まっています。

 

整理整頓を通して、有意義な時間が過ごせますように^^

 

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整理整頓で仕事の効率が上がるコツ!会社で仕事ができる人のデスク周りを見習おう!

 

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