整理整頓で会社の仕事効率が上がるコツ!仕事ができる人のデスク周りの極意!

会社に勤務しているビジネスマンのみなさま、

毎日仕事で使うデスク周りの整理整頓は行き届いていますか?

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ビジネスシーンでの整理整頓は、仕事の効率が上がったり、集中力が増すなどの効果があります。

実力主義の世界で結果を出す事にも直結する、非常に大切なスキルです!結果を出す為の極意とも言えます。

 

しかし、現状はどうでしょうか、、。

・片付けは苦手だから・・

・仕事が忙しいから・・

・整理整頓のやり方がわからない・・

などの理由で、後回しにされる方もいらっしゃいます。

目の前の仕事を最優先する事。これは正しい判断なのでしょうか?

 

実は、整理整頓をした時に本当に効果があるのかわからない、という曖昧な理由をお持ちの方が少なくないのが現状です。

なぜ、整理整頓が効率を上げるのか?その理由ががわかると、取り組み方が変わってくるはず!

整理整頓の本質をおさえて、仕事がデキる人を目指しましょう!

この記事を読むことによって、整理整頓の極意を知ることができます。

1.会社の仕事で整理整頓が必要な理由とは?

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会社では、与えられた限られた時間内で、最大の成果を出す事を求められます。

仕事をする上で、整理整頓は必須スキルです。

どうして、整理整頓が必要なのでしょうか?

1-1.「整理」と「整頓」の意味の違いについて

「整理」と「整頓」の意味の違いをご存知ですか?

どちらも、「片付ける」「整える」などと、似たような意味に思われがちですが、実は違った意味を持っています。

『整理整頓』を広辞苑で調べてみると、、

・「整理」(意味)…乱れた状態にあるものを整え、秩序正しくすること。不要なものを取り除くこと。

・「整頓」(意味)…よく整った状態にすること。きちんと片付けること

これに従って、仮にデスク周りを整理整頓するとしたら、どのような手順になるでしょうか?

そうですね。

はじめに「整理」をします!

 

机の上、引き出しの中、足元の不要なモノを捨てることからはじめます。

必要なモノだけが残った状態で、次に「整頓」をします。収納する場所を決めて、きちんと片付けます。

ほとんど使わないモノを机の上に置く、、、という事がないように、使う頻度にあわせて、レイアウトを決める事も必要でしょう。

このように、捨ててから、整えることが重要です。

「整頓・整理」ではなく「整理・整頓」の順であるのもこれが理由なんですね。

絶対にやっちゃいけないのが、不要なモノを整頓しちゃう事なんです^^;

 

1-2.整理整頓は会社の仕事の基本!仕事ができる人の極意!

ビジネスシーンで、整理整頓をキッチリ実施できると、

1. 仕事の効率が上がる(集中力がアップする)

2.忘れ物が減る、

3.ミス(事故)を防止する

これらの効果が期待できます。

 

限られた時間内で、最大の成果を上げるビジネスシーンにおいて大変重要です。

デキるビジネスマンが日々実践している、結果を出すための極意と言えるでしょう。

1-3.高いパフォーマンスを維持するために必要

それと、整理整頓と組み合わせる必要があるスキルがあります。それは、整理整頓の「習慣」です。

安定して高いパフォーマンスを発揮する為には、一時的な効率アップではムラが出てしまいます。

一時的に整理整頓をして身の回りがキレイになっても、

すぐ元に戻ってしまっては整理整頓した事が無駄になってしまいます。

 

リーダーが行う整理整頓の習慣は、部下から見本とされます。

今、組織のリーダーの方、これからリーダーになる方は、よろしければ一度ご覧になってみてください。

>>>見本になる優れたリーダーは、整理整頓を日々の習慣にしている!

1-4.製造現場では、整理整頓が全ての基本!

整理整頓は、製造現場の維持改善スローガンで用いられる「5Sにも含まれます。

5Sとは、「整理、整頓、清掃、清潔、躾(しつけ)」の事です。※さ行頭文字をとったものです。

工作機械を扱う場合もある現場作業では、整理整頓が疎かになるとケガの発生にも繋がります。

一つのミスが、生死に関わる重大な事故につながる可能性もあります。

日本が世界に誇る自動車メーカーの「トヨタ」さんでは「5S」が日常業務で最も優先すべき事として扱われています。

 

トヨタさんで取り組んでいる5Sについては、以下の記事にまとめています。

>>>【トヨタ流の整理整頓】仕事の効率がドカンと上がる!5Sの取り組み

 

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2.整理整頓の凄い効果!効率良く仕事ができる人を目指そう!

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実際に整理整頓をすると、仕事ではどのような効果が期待できるのでしょうか?

ビジネスシーンで考えてみましょう!

もし、整理整頓ができていない方、苦手な人がいらっしゃいましたら、会社で実施した場合に職場環境がどのように変わるか想像してみてくださいね。

せっかくなら、一緒に仕事をする仲間から「仕事ができる人」と言われたくないですか?

実績も上がり、高い評価が得られるはずですから^^)

2-1.探し物をする無駄な時間が劇的に減ります

整理整頓がおろそかになると、

「必要な資料が見つからない」

「データをどこに保存したかわからない」

このような、探し物の時間が発生します。

誰でも、1度はご経験があるかと思います。

整理整頓ができているかどうかで、探し物をする無駄な時間の発生割合が全く違います。

必要なものを探すのに無駄な時間を取られ、それは整理・整頓をするまで永続的に続きます。

 

仮に、毎日10分間探し物をしているとします。

100日なら1,000分(約17時間)を浪費している事になります。では、 1年では?10年では?

この数字、結構現実的な数字な方もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

探し物をする時間は仕事をしていないので、すぐにでもゼロにする必要があります。

時間=命」ですから、探し物に命を奪われている、と言っても過言ではないと思いませんか?

2-2.ミスが減る(無くなる)!できる人が実践している極意!

仕事には決められたルールがあります。

例えば、訪問予定、商品の納期、検品基準、出荷期限、定例会議、書類の提出期限、などです。

社内での仕事、社外での仕事、シーンも様々です。

 

これらは、整理整頓をしていない事が原因で、抜け漏れてしまうなどのミスに繋がる可能性があります。

普段できていても、仕事がスポットで立て込んでいる時、繁忙期は平常心でいられない時があると思います。

時間の余裕=気持ちの余裕がなくなり、チェックが漏れるなどのミスにつながる可能性があります。

 

ミスをすると、それを取り返す為の時間や、場合によっては費用が発生する場合もあります。

ほんの少しの確認のミスで、大きなロスが生じるのはとっても勿体ないですからね〜。

イージーミスは一番に防ぎたいですよね^^

 

会社で身の回りの整理整頓をすることで気持ちに余裕が生まれ、確認ミスを減らす効果が期待できます。

 

デスク周りは、心の状態のバロメーターとも言えるので、特に忙しい時こそ身の回りの整理整頓を意識しましょう。

2-3.仕事でのチャンスに恵まれる(運が上がる)

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「運がいい人」は、身の回りに溢れているチャンスに気が付ける人と言われます。

整理整頓が行き届いている人は、気持ちに余裕があるので、余裕が無い人が気づかないビジネスチャンスに気がつく可能性が格段に上がります。

チャンスをモノにする「運の良いビジネスマン」には社内外から人があつまり、仕事ができる人はさらに大きなビジネスチャンスに巡り合う確率が上がります。

運は自分から掴みに行くことができるとも言えますよね。

これ、できる人は自然とやっている極意です。

運を整理整頓で掴みにいきましょう^^

 

運気アップについては、こちらの記事にまとめています

>>>整理整頓でコツコツ・確実に運気アップする方法!

2-4.効率が上がると、結果的に実績も上がる!

整理整頓をすることで、仕事の業績アップにも確実に効果があります。

仕事の効率がアップし、ミスが減り、チャンスが増えます。

そうすると、自然と時間と集中力を未来に投資する余裕が生まれます。

 

例えば、周囲の人が探し物に時間をとられている間に、

「1件でも多く見込み客の営業にまわる」、

「ミスを防止するための確認作業を行う」、

「スキル・知識向上の為の勉強をする」など、

質が良い仕事ができるようになります。

つまり周囲から高い評価を得られる可能性が高まります。

仕事においては、毎日の積み重ねが非常に大切です。

探し物やミスによるクレーム対応に使っていた時間を自身の未来づくりの時間に転化することで、ライバルと圧倒的な差をつけることができます。

3.仕事がデキる人の極意!会社のデスク周りの整理整頓のコツ

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上記のような効果が期待できる整理整頓。

例えば、会社の仕事用のデスク周りでは、どのように応用する事ができるでしょうか?

会社ですぐに使える整理整頓のコツをご紹介させていただきます。

3-1.仕事の極意!身の回りにある「ムダ」の現状把握をする

具体的に整理整頓をはじめる前に、あなたの身の回りにある「ムダの現状把握」をすることからはじめましょう。

実は、どの仕事中にどれだけムダな時間を使っているか、具体的に把握されている方は知っている人はほとんどいらっしゃらないと思います。

私は2日間だけ、5分刻みで何の作業をしていたかをメモする、という方法で時間の使い方を調査したことがあります。

2日間の平均で、探し物に 40分近くの時間を割いていました。

つまり、40分は仕事をしていなかった。

書類を探す、データを探す、商品サンプルを探す、などの小さなロスの積み重ねです。

1日の仕事時間の約10%近くもムダにしていたことにショックを受けたのを今でも覚えています。

 

改善する時のコツは、現状を把握することです。

何が問題か、明確に分かるからです。修正も早くできます。

3-2.会社の仕事での目標セッティング!まずは10%削減!

現状把握が終わりましたら、どの程度ムダな時間があるか認識ができた事と思います。

ムダを徹底してコツコツ排除していきましょう。

・不要なものは無いか?

・どうしてムダが発生したのか?(探し物をすることになったのか?)

・どういうパターンで探し物をするのか?

・出し入れしやすくなっているか?

時間が浪費されているポイントを押さえて、具体的な行動に活かしましょう。

 

無駄をいきなりゼロにするのは至難の技。

仕事をしながらだとまとまった時間を確保するのも難しいと思います。

まずは1週間で10%の無駄を削減する事を目標にしましょう。

3-3.会社のデスク上の整理からはじめよう

整理整頓を始める場合、仕事で最も使うであろうオフィス机の上からはじめる事をお勧めします。

そして、はじめに実施するのは「整理」です。

 

机の上ある全てのものを「不要なもの」「不要なもの」「どちらか迷う」の3つのグループに分類します。

最大のパフォーマンスを発揮できるように、仕事で使わない置物、飾りなどは机の上には置かないようにしましょう。

それと、私物は持ち帰りましょう。

 

グループ分けが終わったら不要なものを捨てます。

最後に、必要なものを整頓していきます。レイアウトも大切です。

処分すべき不要なモノと、重要なモノが混在したまま整頓しないように注意しましょうね。

 

以下の記事で、オフィスワークで活躍する、デスク周りのグッズについてまとめています。

>>>【デスク周りの整理整頓グッズ】オフィスワークのこだわりアイテム!

3-4.「今すぐやる!」が、仕事ができる人の極意!

整理整頓は緊急性がありません。

しかし、非効率を生むので優先順は高いです。

後回しにせずに、すぐ済ませてしまうのがコツです!

時間がない、余裕がない、という理由でやらないのではなく、時間が無いから整理整頓する!

いつもより5分だけ早く出社して整理整頓する時間を確保するのも、有効な方法です。

4.まとめ

整理整頓の基本についてご紹介させていただきました。

会社での整理整理は、コツを押さえる事が重要です。習慣を身につけることによって、仕事で得られる効果は計り知れません。

基本的に、仕事ができる人、早い人のところに、重要な仕事や情報が集まってきます。

整理整頓は、仕事をする上での極意とも言えますね。

整理整頓を継続するコツは

・「目的」意識を持つこと、と

・「現状把握」をすること、です。

整理整頓で会社のデスク周りをスッキリさせて業務の効率化・実績アップを目指し、

仕事ができるビジネスマンを目指しましょう!

 

整理整頓を通して、有意義な時間をすごせますようにヽ(=´▽`=)ノ

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