張り紙で仕事の効率10倍アップ【オフィス内の整理整頓を見える化する】

オフィス内に貼られた整理整頓に関連した張り紙!

「整理整頓」

「5S」

「注意喚起」

「作業の捕捉説明」

などなど、様々なタイプがあります^^

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人間は忘れる(忘れることができる)生き物なので、全員で共通したルールを決めて、

その共通ルールがいつでも見えることは重要です。

特に、周囲の人と連携する業務は、効率アップやミス防止に取り組む必要があります。

貼り紙は、シーンによってを使い分けながら有効活用したいですね。

今回は、張り紙を有効活用する方法をご紹介させていただきます。

1.オフィスで整理整頓の張り紙が必要な理由

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理整頓には、仕事や人間関係の基本があります。

張り紙をすることで、社内ルールを目で見て判断したり、整理整頓を促す、などのメリットがありますので是非活用しましょう!

1-1.張り紙をすると、指示する人がいなくても情報が伝わる

り紙は、指示することを自動的に代行してくれる機能があります。

「整理整頓しましょう!」って、何回も言うのは大変ですからね^^

仮に本人が居なくても、貼り紙で伝える事が出来るのでとっても楽です。

整理整頓においても、不要なモノの分別、戻す位置がわかる、などメリットが大きいです。

1-2.張り紙をすると、複数の人でモノを共有できる

り紙を有効に使うことで、1個のモノを共有して使うことができます。

「共通の置き場所」を決めることで、使いたい人が取り出して元に戻すことができます。

複数ある場合は、張り紙が活躍します。元のレイアウト、置き方、などをが分かれば、精度が上がりますね。

1-3.張り紙をすると、ムダを省く事ができる

ミュニケーションは大切ですが、同じ事を何度も繰り返し伝えるのはムダになります。

張り紙を使う事で、ムダな時間を省く効果が期待できます。

ただし、張り紙があることが当たり前になると、張り紙の効果が薄まっていく面もあります。

一度張り紙を貼って終わり!ではなく、変化が無い、上手くいかない、そんな時は改良・更新することも意識しましょう。

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2.張り紙を有効活用する3つのポイント

り紙を使用する時に、おさえておきたいポイントがあります。

客観的な視点も重要になります。漏れのないようにチェックしてみてくださいね。

2-1.「張り紙はどう見えているのか?」お客様・取引先からの見栄え

し、訪問先に「使ったら、必ず元に戻すこと!」と書かれた張り紙があったらどう思うでしょうか?

この会社のスタッフは、使ったモノを決まった置き場所に戻すことができない(整理整頓ができていない)ので、改善を促しているようにも見えますよね。

基本的な整理整頓ができない会社と取引したい、とは思わないはずです。

張り紙は、客観的にどう見えるか?を必ず考えて張る位置を考えたり、作成するようにしましょう。

2-2.張り紙は、見た人に伝わるように「具体的に・簡潔に」書く

のように整理整頓をして欲しいのか具体的に書く事が大切です。

定番のように「整理整頓」と書くと伝わりません。

もしかすると、「自分は出来ているから、関係の無いこと」と認識してしまうかもしれませんね。

 

もし、棚の定位置に書類を入れて欲しい(戻して欲しい)のであれば、

棚に「領収書」「納品書」などの書類名を書くことで、戻す位置がわかりやすくなります。

 

また、ファイルなどの並べ順を書くことによって、使う人が同じように棚に並べてくれます。

どの大きさ、どの色、どのフォント、絵は必要か、など、見る側がどのように判断するかを意識しましょう!

ある程度試行錯誤することも必要です。

2-3.長期間での効率を意識して、張り紙を作成しましょう

扱説明を書くことで、機械操作のサポートする事ができます。

特に、はじめて操作する時、簡単な操作を説明することが大切ですが、人が説明するのは手間ですね。

毎日1分の説明も、1年間毎日言うとなると、約4時間位になります。

 

それを、張り紙することに変えてみます。

捕捉説明を書いた張り紙を作るのに1時間かけたとしても十分お釣りが出ます。

張り紙を作るか?

説明をするか?

の判断は、頻度、使う人数、リスク、張り紙作成にかかる時間、などの条件から総合して判断しましょう。

このように、時間を整理整頓する視点も加わるとGOODです!

3.まとめ

かがでしたでしょうか?

張り紙を活用するポイントとして、

1.客観的な見栄えを意識する

2.張り紙には、やって欲しい事を具体的に書く

3.長期スパンで考える

この3つが大切です。

張り紙は便利なツールなので、日々のオフィスワークで有効活用しましょう!

 

整理整頓を通して、有意義な時間が過ごせますように^^

 

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