オフィス仕事におけるムダは、仕事の効率・生産性を下げ、結果的に実績にも影響します。
「ムダ」を見て見ぬ振りをして放置しておくと、集中力の低下によって、人為的なミスでクレームに発展したり、
ミスによって自己に発展する可能性もあります。
優先的に排除したいポイントですよね。
ムダを排除する為には、「整理整頓が基本」であることは誰にでも分かります。
しかし、何から手を付けていいか分からない、一旦やったけど長続きしない、など疎かになりがちです。
そこで、無理なく整理整頓を習慣にするためのチェックリストを用意する方法についてご紹介させていただきます。
ムダを定期的に排除していくには効果抜群です！
１．オフィス仕事で「ムダ」が原因で発生する問題点
オフィスで仕事をする上で、ムダが放置されるとどんな問題が起こるのででしょうか？
ムダが原因で発生する問題点についてまとめてみました。
１-１．ムダが原因で起こる問題点について
整理整頓を疎かにしていると様々なムダが発生し、ムダが原因となって問題が発生します。
一例として、考えられる事をご紹介させていただきます。
事例１：デスクが散らかっている（その１）
・デスクが散らかっている → 視界にモノがチラつく → 集中力が低下する → 仕事の効率が下がる → 実績に影響する
特に、仕事で使わない私物はデスク上には不要だと思います。
事例２：不要な書類を捨てない
・不要な書類を捨てない → 大事な書類が見つからない → 探し物に時間がかかる → 大事な仕事に手が付かない → 実績に影響する
1日10分の探し物でも、毎日だと年間で40時間の探し物時間になります。8時間勤務だと、丸5日間探し物だけしているような状態とイコールだと認識しましょう。
事例３：デスクが散らかっている（その２）
・お客様との打ち合わせに必要な書類が見つからない → 約束した打合せの時間に間に合わない → （こんな事が重なり）信頼を失う → 実績に影響する → なかなか役職が上がらない
実績以外にも、社内での評価が将来を左右します。デスクが散らかっている人に、大事な仕事はお願いしたくないものです。
この例以外に、整理整頓を疎かにした事が原因でムダが発生し、結果的に実績に影響するパターンは無限です。
これらは、日々の整理整頓ができていれば、ほとんど無くなるでしょうね^^
１-２．整理整頓を習慣にするには？
整理整頓をすると、効率も上がるし、ミスも減るし、大切ですよね。
しかし、、、
「分かってます！」とは言いつつも、大なり小なり日常で問題が起こっているのが現状だと思います。
この現状を変えるには、「整理整頓を習慣化」して、自分なりに模索して、アレンジをして、コツコツ実施するしかありません。
忙しい現代の社会人は、オフィスの整理整頓にまとまった時間を割くのは至難の業です。
そこで、おススメしたいのがチェックリストを用意する方法です。
１-３．整理整頓のチェックリストを用意しよう
整理整頓を忘れずに、簡単に実施するには、身の周りの整理整頓のチェックリストを用意するのがおススメです。
チェックリストを使うと、
・項目が明確なので漏れがない。
・日付欄をつければ、定期的に実施できるので習慣にできる。
・短い時間でチェックできる。
このような効果が期待できます。
２．オフィス机の整理整頓チェックリストの作り方
整理整頓のチェックリストを作る時のコツをご紹介させていただきます。
効率アップ、ミスの防止目的で、オフィスワークに取り入れてみてはいかがでしょうか？
２-１．必要なチェック項目について
何をチェックするのかを明確にした項目名と、実施した日付が書き込めればOKです。
項目名は複雑にすると、面倒になって長続きしなくなります。できるだけシンプルにしましょう。
項目数も10程度にするのがおススメです。
実施した日付を記入することで、定期的に実施するキッカケになります。
そして、最も大切なのが、習慣にして行動すること。
例えば、毎週定例で行う曜日を決めちゃいましょう。
１週間に１回１０分だけ、など、
ムリの無い範囲で実施日と時間決めちゃいましょう。
２-２．整理整頓のチェックリストの項目名の例
大きく「整理」と「整頓」の２つに分けて作成するのがコツです。
項目名の例をいくつか挙げていますが、仕事の内容や環境に合わせてアレンジしてくださいね^^
「整理」のチェック項目例
- ロッカー、机の中、引出の中の不要なモノを捨てているかチェックする
- 会社に私物が無いか？持ち帰っているか？チェックする
- ゴミは捨てているか（ゴミ箱を含む）チェックする
- ポケットファイルの中に不要な書類が無いかチェックする
- 予定表に、不要なスケジュールが入っていないかチェックする
「整頓」のチェック項目例
- 机の上には、今使うものだけ置いているかチェックする
- 書類は、出し入れしやすいように管理しているかチェックする
- 手持ちのタスクはすべて明確かをチェックする
- タスクの優先順位は適当かチェックする
- ペーパーレス化を行っているかチェックする
- 保管場所は明確になっているかチェックする
- デスクトップ上のファイルは整頓しているかチェックする
これらは、ほんの一例です。
用意したチェックリストを全てクリアすることで、ムダが無くなり、最も効率よく仕事ができるように工夫してみてください。
３．まとめ
いかがでしたでしょうか？
あくまでも、ムダを無くすことが目的なので、チェックリストはシンプルにするのがコツです。
事務仕事が多い方にとって、オフィスは一生を通して過ごす時間が長い場所です。
ストレスの無いように、環境を整えたいですね。
整理整頓を通して、有意義な時間が過ごせますように＾＾
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