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古いバージョンのデータ書式は、整理整頓・捨てる【トラブル回避のコツ】

同じフォーマットに沿って書類データを作成する場合、

時間の経過と共に書式(テンプレート)がアプロードされるケースがあります。

古いバージョンのデータを残していると、、

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お見積書、契約書、企画書、提案書などに共通して、バージョンの古いもので資料を作成してしまうと、

・金額が間違っている、、

・条件が最新の情報と異なる、、

・補足説明がない、、

など、トラブルの元になりかねませんよ^^;

使わないバージョンの書式データをわかりやすく整理整頓する

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使わなくなったファイルも、後々、

「昔は、どのように書いていたのか?」

などと、確認をする可能性についても否定はできないので、

古くなって使わないバージョンの書式データについても削除はしなくても良いです。

 

ただし、一目でわかるように、

・ファイル名の頭に「old_」とつける(例:old_mitsumori_2020.word)

・過去の使わないフォルダ「old」などとつけて保管する(例:old_file)

などと名称を付けて整理整頓をしておきましょう。

 

最後に

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ファイル名、フォルダ名を工夫して、

大事なお取引先、見込み客に対して、誤った情報を提示してしまうことが無いように注意したいですね。

自分なりに工夫して、事故を未然に防ぎましょう。

 

 

 

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