どうしても掃除が行き届かない、、という時は、ハウスクリーニングのプロに任せましょう。ダスキンさんなど、大手企業の担当者に任せれば安心です。
同じフォーマットに沿って書類データを作成する場合、
時間の経過と共に書式（テンプレート）がアプロードされるケースがあります。
古いバージョンのデータを残していると、、
お見積書、契約書、企画書、提案書などに共通して、バージョンの古いもので資料を作成してしまうと、
・金額が間違っている、、
・条件が最新の情報と異なる、、
・補足説明がない、、
など、トラブルの元になりかねませんよ^^;
使わないバージョンの書式データをわかりやすく整理整頓する
使わなくなったファイルも、後々、
「昔は、どのように書いていたのか？」
などと、確認をする可能性についても否定はできないので、
古くなって使わないバージョンの書式データについても削除はしなくても良いです。
ただし、一目でわかるように、
・ファイル名の頭に「old_」とつける（例：old_mitsumori_2020.word）
・過去の使わないフォルダ「old」などとつけて保管する（例：old_file）
などと名称を付けて整理整頓をしておきましょう。
最後に
ファイル名、フォルダ名を工夫して、
大事なお取引先、見込み客に対して、誤った情報を提示してしまうことが無いように注意したいですね。
自分なりに工夫して、事故を未然に防ぎましょう。
