忙しい日が続くと、ついつい後回しにしてしまいがちなご自宅の書類整理。
自宅も、仕事も混ぜてしまうと「自宅に無い・・」、「会社にない・・」、などという事態も起きかねません。
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また、返送・提出期限が設けられた重要な書類と、
どうでも良いチラシが一緒になるのは避けなければなりません。
そんな事態を回避する、書類整理のコツについてまとめてみました。
また、書類整理に便利なグッズもご紹介させていただきます。
今すぐできるカンタンな方法なので、取り入れてみてはいかがでしょうか^^
１．自宅の書類整理のコツ！段取りが決め手です！
書類整理は事前の段取りができているかどうかが決め手になります。
どんな事前準備をするのか、解説していきます。
１-１．自宅の書類管理は段取り命！
自宅の書類整理で大切なのは、事前の段取りです。
書類は、３つのグループ分けで整理をすると、とてもシンプルです。
①．未チェックの書類
まだ内容を見て、どうするか判断していない書類の事です。
自宅に持ち帰って、不要な書類を廃棄する流れが一般的ですが、
書類を未チェックのままで自宅に持ち込まないようにすると、後から義務的にチェックすることがなくなります。
マンション・アパートに備え付けの郵便受け付近に、不要郵便物やチラシの回収ボックスがあれば、不要ならすぐ入れちゃいましょう。
もしも無い場合は、玄関や玄関外に箱を一つ用意して、捨てちゃうのも方法の一つですね。
②．期限付きの書類
一度チェックした書類のうち、何かしらの期限・締め切りが決まっている書類のグループです。
・記入して返送の必要がある場合。
・お支払い、引き落とし関連の書類。
・不在通知などの、こちらからすぐコンタクトが必要な書類。
これらは、保管してしまったり、放置すると、大切な締め切り・期限を過ぎてしまう可能性があります。
期限日までなら、いつ対応しても良い書類であれば、先延ばしせずにすぐに対応する事。
「すぐやる」がコツです。
または、カレンダーに期限を記入するなどして、〆切・期限を忘れないように工夫をしましょう。
③．保管する書類
言葉通り、保管が必要な書類の事です。日常使わない書類全般を指します。
例えば、
・自宅、車、保険などの契約書関連の書類。
・インフラ関連の書類。
・取扱説明書。
などです。
いつ使うかわからない、または、
使用するのが数ヶ月〜数年先という書類は「保管」に分類します。
１-２．保管するかどうかは、使用する日・期限が「決まっている」「決まっていない」で分けるのがコツ
自宅の書類整理をしたいけれど、
いずれ使うなら、取り出しやすい所に置いておきたいものです。
そんな時は、書類を使う日・期限が「決まっている」か「決まっていない」かで判断するのがコツです。
決まっていないのであれば「保管」するか、破棄しましょう。
決まっているのであれば、その日まで取り出しやすい一時置き場に置いておきましょう。
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２．自宅の書類整理に便利なアイテム！楽して管理するコツ！
整理整頓ドットネットが選ぶ、ご自宅の書類整理に便利なアイテムをご紹介させていただきます。
１００均で扱っている商品もあります。
１００均の中でも、品質が１ランク上の「セリア」さんは私もよくチェックしています^^
▪︎セリアさんのプレンティボックスの記事は「こちら」から。
もし行く機会があれば、書類整理に便利なグッズをチェックしてみてはいかがでしょうか？
２-１．書類の整理前の便利アイテム（一時保管用）
一時保管で便利なグッズです。
いくつかタイプがありますので、お好みで選べます。
▪︎トレータイプ
オフィス用ですと複数段の引き出しタイプもありますが、移動する時（掃除する時）に不便です。
自宅なら１つあれば十分です^^
【商品例：A4のプラスチックトレー】
一般的なA4サイズのトレー。
書類はA4サイズ以下ががほとんどだと思いますので、郵便物を含め書類を仮置きする時に便利です。
品質、機能、カラー、素材はメーカーによって様々です＾＾
▪︎クリアファイル
自宅、会社仕事でも馴染みにあるクリアファイル。
書類を挟むだけで、簡単な分類ができる手軽さが最大のメリット。
本棚にも立てて入れられます。バインダーで代用もできますよ。
【商品例：クリアファイル（カモフラージュ 柄）】
▪︎ファイルスタンド
ごく一般的なファイルスタンドです^^
既にご存知の方がほとんどかと思いますが、ダイソーなどの100円ショップでも売ってます。
書類を直接入れたり、クリアファイルに入れた書類を立てて入れたり、
ファイルスタンドごと棚に入れておくこともできる、汎用性の高い便利アイテムです。
【無印良品 ポリプロピレンスタンドファイルボックス（A4用）】
厚みのある丈夫な素材で、半透明のファイルスタンド。
A4ワイドの書類が入るサイズです。
２-２．書類保管に便利アイテム
ご自宅の書類を保管する時に便利なアイテムです。
お好みで組み合わせて使ってみてはいかがでしょうか？
・ポケットファイル
書類の保管用の定番アイテム。
ポケットごとに、入れる書類を分けて入れられるのが最大のメリット。
A4サイズが一般的ですね。もちろん、100円ショップでも扱っています。
【商品例：コクヨ＜ノビータa＞】
ポケットファイルには、
ポケット自体の取り外しができない固定タイプと、
ポケットが１枚ずつ取り外しができる取り外しタイプの２種類があります。
「A４ポケット」「ハガキポケット」「名刺ポケット」などの、複数のポケットをページ単位で取り替えできるファイルです。
事務用品大手の、コクヨさんらしい商品ですね＾＾
・ハードファイル
長期保管向けの、ハードカバータイプのファイル。
その魅力は、容量と、強度が。
パンチで穴を開けて取説をそのまま保管できますし、
クリアポケットを挟んで、書類保管用にも使えます。
【商品例：WOW（ワオ）シリーズ】
パステルカラーがかわいい、デザインステーショナリーのWOWシリーズのファイル。
ハードカバーで、取り出しに便利な丸穴付き。
カラーバリエーションも豊富で、ジャンル別に色分けもできます。
２-２ ．書類をデータ化して管理する
・スキャナー（データ管理）
書類の保管は、データ管理ができると便利です。
紙媒体自体無くすことができますし、
データをフォルダで分けて管理できます。
スキャナーは、初期費用がかかりますが、後々書類を探したりする手間を考えると
１台あっても十分もとがとれると思いますよ^^
【商品例：エプソンDS-30】
325gのモバイルスキャナー。
持ち運びできるサイズと軽さが最大のメリット！
12,000〜13,000円くらいで購入できるみたいですね→「価格ドットコム」
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２-３ ．書類整理する時に便利な文房具
書類整理に便利な文房具をご紹介させていただきます。
定番品ですけどね、、。
・ハリナックス
書類を複数綴じる時に活躍する、針を使わないホチキスの「ハリナックス」シリーズです。
紙自体に穴を開けて、複数枚を綴じるタイプが、この商品のはしりでしたね。
【商品例：ハリナックスプレス】
私のお気に入りアイテムです。ハリナックスプレス！
紙をプレスして、簡易的に紙を綴じるアイテムです。
弱点は、５枚程度しか綴じれないことでしょうか。
針と比べると、綴じる力も弱いです。
穴が開かないので、やや大切な書類の場合はこちらの方が丁寧さがあります。
環境に優しいアイテムです。（私はホワイトを持ってます。）
・ポストイット（付箋）
ポスト・イット（ふせん）は、再剥離ができるノリが裏面に付いたメモ用紙。
書類整理をする時に、大事な書類にメモ 書きできない時にあると便利です。
１００円均一でも扱ってますね。
【商品例：ポスト・イット（ノート罫線入り ボリュームパック）】
ポスト・イットのメーカー3Mさんの定番商品。
罫線が入っているので、メモする時に便利です。
カラーバリエーションも豊富です。
３．まとめ
いかがでしたでしょうか？
ご自宅の書類整理は、グループ分けするのがコツです。
このご時世、１００円ショップを含めて、リーズナブルな書類整理アイテムの用意が溢れています。
うまく使うと、飛躍的に楽に、早く、書類整理できますよ^^
整理整頓を通して、有意義な時間が過ごせますように^^
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